第一条  为加强上海商学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》和《上海商学院教育发展基金会章程》等相关规定，并结合基金会工作实际，特制定本制度。

第二条  基金会的档案由秘书处负责收集、整理，统一归档，由上海商学院档案室负责指导、监督和检查。

第三条  基金会档案管理工作范围主要是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全；积极开发利用档案信息资源，并做好服务利用工作。

第四条  基金会的归档材料主要可分为四大类：

登记材料，即基金会申请成立、变更、注销等过程中所形成的文字材料；

年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；

会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计账册、报表、审计报告等；

基金会日常管理材料，包括基金会理事会议材料、捐赠目录等基金管理方面的材料。

第五条  基金会根据实际情况，指定专人负责基金会材料的收集、整理、归档和管理。

第六条  基金会材料建档后，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第七条  建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，经单位出具介绍信，本会领导批准后，办理借阅手续。

第八条  本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第九条  本办法自发文之日起执行。